برنامج الإجتماعات الإلكترونية

يتيح نظام الإجتماعات الإلكترونية تحويل الإجتماعات التقليدية لإجتماعات أكثر فعالية بحيث يوفر الوقت والجهد , في تجهيز الاجتماع , وكذلك المساعدة في التركيز على مواضيع الاجتماع وعدم التشتت , بالإضافة إلى متابعة المهام والمشاريع , والقدرة على الحضور للإجتماع بشكل إلكتروني دون الحضور

خصائص البرنامج :

يتيح النظام لـ أمين اللجنة متابعة جميع مهام و إجتماعات و ومواضيع و قرارات اللجنه وكذلك تعليقات أعضاء اللجنه ومداخلاتهم و محاضر الإجتماعات

إمكانية إضافة عدد لا نهائي من اللجان و اضافة اعضاء لكل لجنة , مع إمكانية إضافة تاريخ إنهاء اللجنه وقرار التعيين ومعلومات حول كل لجنه

يقوم النظام بأرشفة جميع ما يدور في اللجنه من قرارات و إجتماعات وتعليقات ومداخلات ومحاضر إجتماعات ومرفقات للرجوع لها في أي وقت بشكل سريع

يتيح النظام إمكانية التصويت للاعضاء على بعض الموضوعات التي يتم تداولها في جدول الاعمال

    يقدم النظام العديد من الحلول التي تساهم في رفع إنتاجية الإجتماعات ومن ضمن هذه الحلول ما يلي :
  • تخصيص وقت لكل اجتماع او موضوع
  • يقوم النظام بـ عمل مسوده لمحضر الإجتماع بشكل تلقائي وتصديرها كـ مستند إلكتروني
  • يقدم النظام جدول اعمال بشكل تلقائي دون الحاجه لعمله يدوياً
  • تجهيز الأجنده والمواضيع والمرفقات مع إمكانية عرضها للأعضاء قبل الحضور للأجتماع
  • توجيه القرارات او المحاضر إلى لجنه أخرى

    يقوم النظام بعمل العديد من التقارير وعلى سبيل المثال ما يلي :
  • تقارير ماليه تخص اعضاء اللجان تخص عدد الإجتماعات التي قاموا بحضورها
  • تقارير تخص كل لجنه , بحيث يتم عرض ابرز الاجتماعات التي قامت بها اللجنه والقرارات التي اقرتها والمهام التي اصدرتها
  • تقارير تخص اعضاء اللجنه , بحيث يتم عرض نشاطات العضو من تعليقات وعدد مرات حضوره لـ إجتماعات اللجنه
  • تقارير تخص المهام المعلقه او التي لم تنجز
  • تقارير تخص القرارات التي لم تنفذ
  • مع ملاحظة ان جميع هذه القرارات تصدر بشكل تلقائي من النظام وتصدر بـ صيغة excel لحفظها إلكترونيا

النظام يعمل بشكل جيد على جميع المتصفحات وكذلك الأجهزه الذكيه واللوحيه , مع إمكانية دمج الأنظمه الخاصه بالمؤسسه مثل انظمه AD لزيادة مرونه وكفاءة النظام

يقدم النظام نسخه موحده من محضر الإجتماع ويحق لجميع الاعضاء الحصول عليها مع إمكانية التعديل عليها من قبل الأمين

يقوم النظام بدعوة أعضاء اللجنه بشكل تلقائي عن طريق رسالة نصيه بالجوال ورسالة إلكترونيه لـ بريد العضو .

يقدم النظام ملف شخصي لكل عضو يحتوي على بيانات خاصه بالعضو من منصبه الإداري وبيانات تواصل للعضو , كما يحق للأمين معرفه عدد اللجان التي ينتمي لها العضو وعدد مداخلاته وتعليقاته وعدد الإجتماعات التي حضرها

يحتوي النظام على خاصية اجراء اجتماع إلكتروني بالفيديو وبالصوت , بحيث يتيح للأعضاء المشاركة في الاجتماع من تصويت وإعتماد القرار والتوقيع الإلكتروني على القرار بشكل سريع .

    تتم عملية إعتماد التوقيع الإلكتروني على عدة خيارات وهي كما يلي :
  • بإستخدام أجهزة بصمة : بحيث يتم التأكد من هوية العضو عن طريق البصمة , وبعد قراءته للمحضر او التصويت والموافقة علية , يتم التحقق من التوقيع بواسطة البصمة
  • بإستخدام القلم الإلكتروني : بحيث يقوم بالتوقيع ومطابقة التوقيع , بالتوقيع المسجل في قاعدة البيانات للتحقق من توقيعه وبعد ذلك الإعتماد
  • عن طريق إرسال رمز سري لرقم عضو اللجنة كـ رسالة نصية للتحقق والتثبت
  • الاعتماد المباشر على التوقيع المسجل دون التحقق

• النظام يدعم اللغة العربية والإنجليزية وكذلك الفرنسية والألمانية , عرضاً وكتابة

• النظام متوافق مع أغلب المتصفحات العالمية مثل قوقل كروم و سفاري و انترنت اكسبلور 9 وأعلى , وكذلك في حالة دخول النظام عن طريق الهاتف الذكي او الجوال يتم تغيير الأبعاد وفقاً للجهاز , مع توفير تطبيق للنظام

• لابد من تسجيل دخول للنظام للإستفادة من خدمات النظام . • بالإمكان تسجيل الدخول عن طريق AD كما إنه لا يمكن تغيير كلمة المرور عن طريق النظام في حال تسجيل الدخول منه . ( بالإمكان إتاحة هذه الخاصية أو إلغائها ) . • عن طريق مدير النظام بحيث يقوم بإضافة بطريقة يدوية للعضوية مع إتاحة تغيير كلمة المرور . • كما يمكن للمستخدم تسجيل خروج , مع إمكانية التحكم في وقت الخمول للمستخدم بحيث يتم تسجيل خروج تلقائي ( في حال الرغبة من قبل مدير النظام ).

• بالإمكان إضافة اجتماع وإضافة المدعوين له بصورة بسيطة وبتصميم عصري وسهل بإستخدام احدث تقنيات HTML5 التي تجعل الإضافة بشكل بسيط وسهل

• بالإمكان إضافة مشروع وإضافة أعضاء له بصورة بسيطة وبتصميم عصري وسهل بإستخدام احدث تقنيات HTML5 التي تجعل الإضافة بشكل بسيط وسهل

•كل مشروع له الصور الخاصه به

• بإمكان جدولة الاجتماع بعملة بشكل دوري سواء لشخص او مجموعة , او عمل اجتماع فردي دون تكرار سواء مع شخص او مجموعة

• يتيح النظام للمستخدم بكتابة وصف او شرح وإضافة صور او روابط منبثقة في شرح المشروع , كما انه يتيح للمستخدم واجهة رسومية لتعديل بحجم الخط ولونة وإضافة الصور والروابط كما في الصورة أعلاه

• يمكن النظام للمستخدم بإضافة مواضيع وعنوان لكل اجتماع وترتيب أولولية عرضها حسب ما يراه مناسب له

• يتم إظهار مكان الاجتماع , حيث يحتوي النظام على إدارة كاملة للقاعات

• يتم ظهور التنبيهات سواء عن طريق البريد الإلكتروني او في النظام وفي أكثر من حالة على سبيل المثال : • في حالة استقبال المستخدم لعملية سواء كانت مهمة او تصويت او نحوها . • في حالة بدء الاجتماع أو إنتهائه . • في حالة احد الحاضرين قام بإقتراح اجندة للإجتماع جديدة . كما إنه يتم التنبية في حالة حضورة للإجتماع , مع إمكانية تعديل هذا الخيار والتحكم في شكل وقالب رسالة التنبيهة من قبل مدير النظام

• يحتوي النظام على خاصية تكملة جملة البحث تلقائياً , ووضع إقتراحات للبحث سواء عن محتوى , او مشروع , او اجتماع , او مهمة ..الخ والتحكم في تصفية البحث سواء بإستخدام التواريخ او نوع المحتوى ( مشروع , مهمة , اجتماع ) حالة الاجتماع , الفترة , نوع الاجتماع ..الخ من الخصائص البحثية التي يحددها مدير النظام للمستخدم

• يتيح النظام للمدير التحكم في الملف الشخصي و الإشعارات سواء بالنظام او بالبريد الإلكتروني

    يُمكن النظام إرسال الدعوات للمستخدمين والتحكم فيها على النحو التالي :
  • كـ منسق يستطيع دعوة مستخدم لحضور اجتماع
  • كـ منسق يستطيع ترتيب مواضيع وأجندة الاجتماع وفقاً لما يناسبة قبل ارسال الدعوات
  • كـ مستخدم مدعوا للحضور يحق لك قبول او رفض الدعوة .
  • في حالة قبول المستخدم الحضور للإجتماع يتم ظهور الاجتماع في قائمة الإجتماعات الخاصة به

    يُمكن النظام إرسال الدعوات للمستخدمين والتحكم فيها على النحو التالي :
  • مع نظام البريد الإلكتروني الخاص بمنشأتكم لإرسال التنبيهات
  • مع نظام AD , لعملية التحقق في تسجيل الدخول
  • مع نظام EXCHANGE server لمزامنة outlook اجتماعات و التقويم الخاص به

    يقوم النظام بعمل تقارير ويحتوي على أداة متطورة في إصدار وتصدير التقارير وبالإمكان عمل ما يلي :
  • تقرير كامل وموسع لكل العمليات في النظام او للمهام او جزء من المهام
  • تقرير كامل للإجتماعات الحالية والقائمة والمتوقفة
  • إضافة معايير للمشاريع وحالاتها لتقييم عمل المشاريع
  • عدد العاملين في مشروع معين او المشاركين في اجتماع معين
  • مع نظام EXCHANGE server لمزامنة outlook اجتماعات و التقويم الخاص به

    يوفر النظام مكتبة وأرشفة للمستندات , على النحو التالي :
  • رفع الملفات إلى سلة او مكتبة المستخدم لإستخدامها في اجتماع حالي او لعدة إجتماعات او مشاريع
  • لكل مستخدم مكتبة خاصة به او مستودع لملفاته
  • يحق للمستخدم إعادة تسمية او تعديل أسماء الملفات
  • يحق لمدير النظام تحديد صيغ الملفات او جعل جميع الصيغ متاحة
  • يحق لمدير النظام التحكم في حجم الملفات المرفوعة او فتح السعة التخزينية
  • رفع الملفات عن طريق drop box او google drive
  • إمكانية ربط الملفات على مشروع او اجتماع معين
  • مشاهدة او معاينة المستندات عن طريق المستعرض
  • يستطيع المستخدم التحكم في صلاحية الملفات بحيث يجعلها متاحة للجميع للمشاركة او خاصة به

    • يحتوي النظام على إدارة كاملة وشاملة للمهام وهي على النحو التالي :
  • إضافة وتعديل مهمة
  • ربط المهمة لمشروع معين او اجتماع
  • توفير شريط تمرير لحالة المهمة
  • تحديد المهمة لشخص معين
  • تحديد تاريخ التسليم او الساعات
  • إمكانية إخفاء او إظهار المهمة
  • توفير حالات للمهمة مثل , منتهية او معلقة او تحت التنفيذ .( بإمكان مدير النظام تغييرها )
  • توفير قالب للمهام .
  • إرسال تنبية لبريد من وجهت له المهمة

    • إدارة الأجندة والمواضيع
  • إنشاء او تعديل او الموافقة او رفض مقترحات المواضيع او الأجندة للإجتماع
  • تحديد وقت لكل موضوع او اجندة

  • إضافة مستندات للإجتماع سواء مخفية او عامة
  • معاينة او مشاهدة المستندات

  • إضافة تصويت والموافقة علية
  • التعديل على مقترح اوطرحة للتصويت

  • إنشاء عملية او تعديل عملية او مهمة
  • متابعة العملية او المهمة
  • التعليق على العملية او المهمة
  • تغيير حالة العملية او المهمة إلى منتهية او تحت التنفيذ او متأخرة

    إمكانية إضافة ملاحظة خاصة او عامة
  • إضافة مستخدم عن طريق الاسم
  • التحكم في ترتيب المدعوين في قائمة الحضور في الاجتماع
  • طلب التحدث
  • بدء الاجتماع وإيقافه
  • إمكانية عمل نسخة او تكرار الاجتماع
  • توفير قوالب للدعوات الخاصة بالبريد
  • توفير ملخص بسيط يحتوي على بعض المعلومات حول الاجتماع
  • تحميل محضر الاجتماع

    تحتوي البوابة على بعض من الخصائص التالية :
  • إدارة للمستخدمين والجهات
  • إدارة لإعدادات النظام
  • قائمة للمشرفين الذين لهم الصلاحية بتوجية العمليات والمهام
  • المواقع والإعدادات
  • إدارة السجلات الخاصة بالنظام

فيما يخص رخصة البرنامج فهي لـ 5 الآلف مستخدم فأكثر ( حيث ان عدد المستخدمين مفتوح وليس محدد ) وذلك رغبة من قبلنا للإستفادة بشكل أكبر من النظام لمنشأتكم

فيما يخص رخصة البرنامج فهي لـ 5 الآلف مستخدم فأكثر ( حيث ان عدد المستخدمين مفتوح وليس محدد ) وذلك رغبة من قبلنا للإستفادة بشكل أكبر من النظام لمنشأتكم

• كما أن عملية رفع الملفات تتم بإستخدام أحدث تقنيات html5 بحيث سواء بإستعراض ملفات الجهاز ورفعها أو بإستخدام drag and drop ويتم رفعها , او عن طريق الماسح الضوئي بشكل مباشر

• بعد ربط النظام برقم فاكس بإلامكان ارسال فاكس للأشخاص المدعويين سواء لإجتماع معين عن طريق رقم الفاكس الخاص بالإدارة , مع إمكانية التحكم في محتوى الفاكس والقالب الخاص به عن طريق مدير النظام

بدلاً من كتابة التعليق كتابة بالإمكان التعليق بالصوت ويقوم النظام بتحويل الصوت إلى كتابة بشكل آلي مع إمكانية التعديل

  • الربط مع نظام إدارة الهوية (AD) و البريد الإلكتروني وذلك لتوحيد دخول الموظفين لجميع النماذج الإلكترونية والأنظمة المنبثقة من نظام مُقنن
  • إضافة QR CODE على النسخ الورقية المٌصدرة من النماذج الإلكترونية , بحيث تحتوي على رقم الطلب وتاريخة واسم الطلب . بحيث تساعد في توفير الوقت والأرشفة
    • تقدم الشركة نظام للدعم الفني بحيث يكون قناة تواصل تحتوي على جميع طلبات الدعم الفني , وذلك لقياس أداء عمل الشركة , والدعم الفني يعمل على مدار الأسبوع 7/24 .
    • كما أنه سوف يتم تقديم دعم فني لمدة عام بمعدل 500 ساعة عمل .
    • توفير نظام دعم فني إلكتروني لمتابعة الطلبات .
    • توفير ضمان لمدة عام

      • سوف نقوم بعمل وثيقة تواصل تحتوي على بيانات التواصل لفريق العمل وهذه البيانات تحتوي على :
    • رقم الهاتف الجوال
    • البريد الإلكتروني
    • رقم هاتف مكتبة

      • تتم بالشكل التالي : 1موظف الدعم الفني 2مدير الدعم الفني 3مدير المشروع مدير إدارة المشاريع المدير العام الرئيس التنفيذي
        مع أخذ الإعتبار ان التصعيد يكون تلقائي من النظام , بحيث اذا كانت التذكرة المضافة عاجلة ولم يتم حلها وفق الإطار الزمني يتم تصعيدها بالشكل الهرمي الموجود أعلاه . الإطار الزمني الإفتراضي ( مع إمكانية تغييرة وفقاً لـ SLA الخاص بمنشأتكم ) . هو كما يلي : • عاجلة مدة الإستجابة : ساعة . • متوسطة : مدة الإستجابة : 8 ساعات . • عادية : يومين عمل . مع توفير نظام لإدارة المشاريع متطابع مع PMI مطور من قبلنا خاص لمتابعة المهام والمشروع وتزويدكم بتقارير يومية وأسبوعية وشهرية لحالة المشروع

    • بالإمكان عمل تقارير للأنظمة او النماذج التي تم تطويرها وعملها عن طريق النظام سواء كان النماذج التي تحت الإنشاء عدد النماذج الموجودة في النظام , وحالة كل نموذج او نظام . • تصدير التقارير الخاصة وصلاحيتها تكون لدى مدير النظام , بإمكانه تصدير هذه التقارير بشكل آلي بأكثر من صيغة وشكل رسومي سواء كان EXL أو PDF او WORD . • بالإمكان عمل مستخدم لمشاهدة وتصدير هذه التقارير مثل ( مدير إدارة ) لمتابعة ومراقبة الأداء ويساعدة في إتخاذ القرار او دعمة , بالإضافة إلى معرفة عبئ الأعمال

      يتم إستخدام أحدث تقنيات الأمان المعتمدة في النظام وكذلك النماذج المنبقة من النظام .
    • إستخدام بروتوكول الأمان HTTPS وتفعيل SSL
    • يستطيع مدير النظام بإن يقوم بمراقبة جميع تحركات المستخدمين وكذلك معرفة حالة الأنظمة
    • يستطيع مدير النظام بالتحكم في حجم الملفات المرفقة ونوعها , مع إمكانية إلغاء رفع الملفات لكافة الأنظمة المنبثقة أو تحديد نوع من الملفات معين دون الحاجة للرجوع لكل نظام على حده
    • فيما يخص الأنظمة المنبثقة الحساسة او التي بالإمكان الدخول لها خارج نظام المنظمة بالإمكان إستخدام التحقق الثالث عن طريق رسالة جوال تحتوي على رمز سري مؤقت للدخول للنظام
    • الروابط التي يتم إدخالها بشكل خطأ او نحوها يتم إظهار رسالة خطأ وتزويد المستخدم بـ بيانات التواصل مع الدعم الفني او المراسلة الفورية
    • توفير لوحات مراقبة تحوي على رسومات بيانية لعدد الطلبات وحالاتها و مؤشرات أداء شاملة و حالة كل الأجهزة والخوادم والخدمات والأنظمة و الطلبات المكتملة , قيد العمل , او التي انتهت بأخطاء

      • سوف يتم توفير عدد خمس تصاميم للنظام ( مع إمكانية الإستفادة مع إستخدام التصاميم الخمس كل تصميم على نموذج او نظام معين ) .
    • التصميم يعتمد على التنسيق التلقائي وسهل الإستخدام وذلك لإستخدامة HTML5 لتسهيل على المستخدم .
    • سوف يتم توفير خدمة تكبير الخط وتصغيرة .
    • يحتوي النظام على خدمة تحويل الصوت إلى كتابة .
    • بالإمكان الإستفادة من خدمة قراءة المحتوى .
    • تصدير المحتويات كـ WORD او PDF في حالة تفعيل هذه الخاصية .
    • تهيئة نسخة للطباعة مع إمكانية الطباعة .
    • إتباع مفهوم الثلاث نقرات للوصول إلى المحتوى